Portierato e controllo accessi per enti, scuole e aziende: perché l’accoglienza è il primo livello di sicurezza

Il portierato e il controllo accessi sono il primo livello di sicurezza di qualsiasi struttura, azienda, ente pubblico o scuola, perché intervengono nel punto in cui un rischio può ancora essere fermato senza conseguenze: l’ingresso, dove si decide chi entra, per quale motivo, in quale area e in quale fascia oraria. In concreto, un addetto all’accoglienza identifica visitatori e fornitori, verifica i permessi, rilascia pass e badge, gestisce mezzi e parcheggi e, se qualcosa non torna, attiva chi deve intervenire. Non è un servizio armato e non sostituisce la vigilanza delle guardie giurate: la precede e la completa, filtrando i rischi prima che arrivino all’interno. Fi.Fa. Security, attiva da oltre vent’anni nella sicurezza privata, fornisce servizi di accoglienza e portierato a imprese, centri commerciali ed enti della pubblica amministrazione, con turni h24 anche nei giorni festivi.

Che cosa fa, in concreto, un servizio di portierato?

Molto più che “aprire la porta”. Nella pratica, un presidio di accoglienza ben organizzato svolge quattro funzioni.

• Identificazione e registrazione: chi entra viene riconosciuto (dipendente, fornitore, visitatore, corriere) e i passaggi vengono registrati.
• Verifica dei permessi: l’addetto controlla che la persona sia attesa e autorizzata ad accedere a quell’area, in quella fascia oraria.
• Rilascio di pass e badge: il visitatore riceve un titolo di accesso temporaneo e riconoscibile, che rende immediatamente visibile chi non ne ha uno.
• Gestione degli spazi comuni: parcheggi, carico e scarico merci, flussi di persone nelle ore di punta.

Poi c’è una funzione che non compare in nessun mansionario: l’attenzione. Un addetto che conosce la struttura nota subito il comportamento fuori posto, qualcuno che si aggira senza meta, un ingresso ripetuto, un furgone mai visto, e lo segnala prima che diventi un problema. Per questo Fi.Fa. Security seleziona il personale di accoglienza con criteri precisi: gentilezza e affidabilità verso il pubblico, ma anche addestramento a gestire le emergenze in modo reattivo. Ogni addetto indossa l’uniforme ufficiale e il badge di riconoscimento, perché anche chi controlla deve essere identificabile.

Portierato, guardiania o vigilanza armata: qual è la differenza?

Dipende da che cosa si deve proteggere e da quale rischio.

La vigilanza armata rientra nelle attività che la legge riserva agli istituti di vigilanza con licenza prefettizia ai sensi dell’art. 134 del TULPS (R.D. 773/1931).

La distinzione non è solo tecnica ma giuridica: un addetto al portierato non può svolgere le funzioni riservate alle guardie giurate. Per questo, quando il livello di rischio lo richiede, conviene affidarsi a un operatore che possa offrire entrambi i servizi e passare dall’uno all’altro senza cambiare interlocutore. Fi.Fa. Security fa parte di un gruppo che integra portierato, vigilanza armata con centrale operativa e security: per esempio garantisce la vigilanza armata al Tribunale di Ascoli Piceno e, dall’agosto 2025, agli uffici giudiziari del circondario di Macerata.

Enti pubblici, ospedali e scuole: perché servono regole diverse?

Negli edifici aperti al pubblico il controllo accessi ha un obiettivo in più: proteggere senza ostacolare. Un ospedale, un ufficio comunale o una scuola devono restare accoglienti per chi ne ha diritto, ma impedire l’accesso a chi non ne ha.

In ambito sanitario, i reparti convivono con un flusso continuo di pazienti, familiari e fornitori. Fi.Fa. Security ha maturato esperienza diretta nelle strutture ospedaliere marchigiane: durante l’emergenza Covid-19, con le direzioni dell’ASUR Area Vasta 4 e Area Vasta 5, ha predisposto un piano straordinario d’intervento per il controllo accessi e la tutela del patrimonio negli ospedali di San Benedetto del Tronto e Ascoli Piceno, rafforzando i presidi nei punti di massima sensibilità. In un altro episodio, all’Ospedale di Fermo, l’operatore in servizio ha individuato in pochi minuti l’autore di un furto in un ambulatorio, consentendo l’intervento della Polizia di Stato e la restituzione del maltolto.

Nelle scuole il tema è la tutela di un’utenza minorenne: sapere sempre chi si trova nell’edificio, gestire gli ingressi di genitori, fornitori e manutentori negli orari stabiliti, disporre di un riferimento chiaro in caso di evacuazione.

In tutti questi contesti il presidio degli ingressi si integra con le misure previste dal D.Lgs. 81/2008 sulla sicurezza nei luoghi di lavoro, a partire dalla gestione delle emergenze e dell’evacuazione, e con il presidio antincendio, che Fi.Fa. Security svolge con squadre di operatori formati secondo la normativa vigente.

Tecnologia o persone: su cosa conviene puntare?

Su entrambe, integrate. Il controllo accessi moderno combina badge e codici personalizzati, videosorveglianza con lettura delle targhe e collegamento a una centrale operativa, lasciando alle persone il compito che nessun sistema svolge altrettanto bene: valutare le situazioni e accogliere.

Un esempio concreto è il Centro Agroalimentare Piceno (C.A.A.P.), uno dei più importanti centri polifunzionali del Piceno per la commercializzazione di prodotti ortofrutticoli e ittici: circa 143.000 m², di cui 35.000 coperti, e 85 aziende insediate. Per anni il controllo accessi è stato affidato agli addetti al portierato di Fi.Fa. Security, con due portieri fissi durante la notte. Il passaggio a un sistema centralizzato, codici personalizzati, telecamere con riconoscimento targhe, collegamento alla Centrale Operativa Fi.Fa. con pronto intervento delle Guardie Giurate h24, tutti i giorni dell’anno, ha reso la gestione più efficiente e ha ridotto i costi, senza abbassare il livello di sicurezza.

Una sola avvertenza: registri dei visitatori, badge e immagini sono dati personali e, quando riguardano i dipendenti, ricadono anche nell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (vedi le FAQ).

Come si progetta un servizio di accoglienza efficace?

Si parte da un’analisi, non da un preventivo a ore: un sopralluogo per mappare ingressi, flussi e criticità, un piano di accesso su misura (chi entra, dove, quando e con quale titolo) e il giusto mix tra persone e tecnologia, su turni diurni, notturni e festivi. Il personale viene formato in modo continuo presso Fi.Fa. Academy, ente accreditato con la Regione Marche e presso l’Osservatorio Nazionale sulle Manifestazioni Sportive del Ministero dell’Interno, e opera all’interno di un sistema di gestione certificato ISO 9001, ISO 45001 e UNI 10891.

Domande frequenti

Un addetto al portierato può essere armato?
No. Il portierato è un servizio fiduciario non armato. La vigilanza armata è riservata alle Guardie Particolari Giurate, dipendenti di istituti autorizzati dal Prefetto ai sensi dell’art. 134 del TULPS.

Il servizio di portierato può coprire anche la notte e i giorni festivi?
Sì. Fi.Fa. Security organizza il servizio h24, con turni diurni, notturni e festivi. Nelle ore notturne può essere affiancato dalla videosorveglianza e dal collegamento alla centrale operativa, con intervento delle guardie giurate in caso di allarme.

Il controllo accessi con badge e telecamere richiede autorizzazioni?
Se da quei sistemi può derivare un controllo a distanza dei dipendenti, sì: serve l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro (art. 4 dello Statuto dei Lavoratori). In ogni caso i dati raccolti vanno trattati nel rispetto del GDPR.